Тайм-менеджмент «для чайников»

Меня зовут Олег и тайм-менеджментом я занимаюсь уже лет пять.

Хочу задать простой вопрос «Что такое тайм-менеджмент?» Может это управление временем, организация времени, планирование, распределение, постановка целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Всё хорошо, близко, но неправильно. Тайм-менеджмент – это прежде всего управление собой во времени, а конкретнее своим вниманием.

Я расскажу про свою систему тайм-менеджмента, которую я использую сам уже несколько лет. И ограничусь про планирование всего одного дня. И вся информация будет носить самый базовый характер, т.е. для новичков – «для чайников». Кто уже серьёзно занимаются тайм-менеджментом радикально нового ничего не узнают.

Итак, Вы решили совершить Великое и поставили великую Цель, например, слетать на Марс или купить новый холодильник. Любую идею, которая приходит в голову надо записать. Поэтому берём карандаш и тетрадь (или компьютер) и пишем всё, что нужно сделать в один большой – пребольшой список. Не пытайтесь запомнить, самый тупой карандаш всегда лучше самой острой памяти. Прямо сейчас у меня 44 задач для выполнения. Я использую для ведения задач систему RememberTheMilk (Помни про молоко) https://www.rememberthemilk.com/

При чём писать лучше сразу как приходит идея, т.к. незаписанная идея будет пропадать из головы и возникать, когда её не ждёшь, например, поздно ночью перед сном. Я записываю в заметки на смартфоне.

И вот Вы записали всё, но чувствуете, что-то ещё осталось, что-то неясное, смутное, но очень сильно важное и которое нужно сформулировать. Для этого есть метод «спусковых крючков». Проходитесь по нему и записываете недостающее.

Всё что записали. Можно разделить на 4 группы: задачи, проекты, встречи, информация.

Задача – это то, что можно сделать в пределах 30 минут.

Проект – это группа задач.

Встреча – это то, что отвечает на вопросы: Куда? Когда? С кем? Что?

Информация – это просто знание, которые понадобиться в будущем.

Самое главное, как задачу сформулировать?

Правильная задача:

Отвечает на вопрос «Что нужно сделать?»
Начинается с глагола в неопределенной форме
Выполнима с минимумом размышлений
Совпадает с первоочередным действием
Можно выполнить за полчаса

Например, заняться спортом – это явно проект. Явно больше одного действия. «Подтянуться 1 раз» — это задача, которую можно взять на выполнение.

Задачи надо формулировать так, чтобы они были понятны школьнику 5 класса или недалёкой служанке девочке-негритянке из «Унесённых ветром». Пусть действие должно быть настолько легким, что Вы просто не сможете придумать отмазку.

Список задач должен быть простым, примитивным и совершенно понятным.

Сформулированные задачи лучше написать не в тетради, а на стикерах, чтобы было потом удобно переклеивать.

Вы посмотрели на свой список задач и Вам как-то поплохело. Например, у меня сейчас в моём списке 49 задач. И внезапно осознали надо расставить приоритеты.

Задачи могу попадать в одну из 3-х коробочек: «Сегодня» то, что критично сейчас, «На этой неделе» Возможно сейчас, «Позже» за горизонтом.

Чтобы отобрать, что нужно класть в коробочку «Сегодня», есть техника «Съесть лягушку». Лягушка – это выполнять или самое трудное, или самое неприятное, или самое важное из всех предстоящих дел. Марк Твен как-то сказал, что, если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, ведь худшее на сегодня уже позади.

Я кроме приоритетов ещё разбиваю на категории, но это дело вкуса. Тот же вид, только сбоку.

На первое время настоятельно рекомендую в раздел «Сегодня» добавлять не более 3-х задач, наработаете внимание можно больше.

Итак, мы выяснили что делать, следующий этап как делать.

Составили список, уже готовы к полёту на Марс, нужно только сделать первый шаг. Уже готовы вставать с восходом солнца и спать стоя, ради великой цели. Но тут раздаётся телефонный звонок, и возникает что-то срочное и важное, которые необходимо сделать или во Вконтакте появилась страшная новость про короновирус, который сожрал несколько тысяч человек, и эта новость требует немедленного ответа.

Для выполнения задач есть «Метод помидора». Ставим таймер на 25 минут и в течении этого времени делаем задачу. Главное в этом методе отключение раздражителей внешних и внутренних. Все внешние источник шума выключаем. Телефон переводим в режим «в самолёте». Родственникам говорим, что, если дверь закрыта, меня нет.

Для «метода помидора» Я использую приложение Forest, выращиваю деревце, если за 25 минут, я переключусь на Вконтакте или в другое приложение дерево засохнет и умрёт. А в конце недели смотрю на выращенный лес. 🙂

Для внутренних отвлечений, когда мысли кипят и бурлят, есть ряд техник из гештальт-терапии. Наблюдать за точкой на стене и отслеживать мысли, которые появляются и возвращать их снова к точке или фрирайтинг, писать всё что приходит в голову, любой бред, пока не прекратиться внутренний диалог.

Есть техника «Утренний час». Встаём на 1 час раньше и пока все спят делаем, что запланировано.

И ещё, люди любят выполнение задач доводить до совершенства. Убейте в себе перфекциониста. Задача должна быть выполнена до минимально приемлемого результата. Неидеальное лучше, чем ничего.

И теперь самое главное поведение итогов.

В конце, в середине, в течении дня надо повести итоги. Посмотрите на свой список задач и подумайте, а почему они не сделаны? Может они неверно сформулированы? Есть правило: «Не сделал – переформулируй». Может это проект, который содержит много шагов? А может задача уже завершена или стала неактуальна? Удалите ненужное и оставьте нужное, а также выберите задачи на завтра.

Есть ещё техника «Вечерний гвоздодёр». Вспоминаем как прошёл день и всплывающие задачи записываем.

Какие есть проблемы с внедрением тайм-менеджмента? Задачи будут не выполняться, цели не достигаться, на Марс полетит кто-то другой и это нормально. При регулярных задачах настоятельно рекомендую делать перерыв, в один день каждую неделю. Универсальных солдат и идеальных роботов ещё не придумали.

На первом этапе рекомендую взять 1 цель и делать её 2 недели каждый день минимум по 30 минут в день (1 помидор) и посмотреть на результат. Например, кто-то решил стать великим оратором. И решить запланировать каждый день делать: артикуляционная гимнастика, упражнение на дыхание, скороговорки с пробкой, упражнения на импровизацию, орфоэпию.

Можно составить табличку с датой и ставить плюс, если сегодня цель сделана, и ничего, если не сделана. А через 2 недели посчитать плюсы. Посмотрите на пустые клеточки и из-под кустов обязательно вылезет самосаботаж: «У меня не было времени» (Действительно, 30 минут в день найти не у всех получается), «Они меня отвлекли» (Плохие они). Поэтому развиваем силу воли. Сила воли - это способность контролировать своё поведение через не хочу для достижения долгосрочных результатов. Главное три П: Планомерность, Постоянство и Постепенность.

Основная проблема тайм менеджмента: пойдут и сделают очень немногие. Ведь контролировать привычки и эмоции очень сложно. Поэтому техник и систем тайм-менеджмента так много, всё базируется на конкретных привычках конкретного человека.

Все эти техники, конечно не я сам придумал. А взял из книг. Рекомендую автора Максим Дорофеев «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо», «Путь джедая. Поиск собственной методики продуктивности»